Claves para la legalización de los libros contables de las empresas

La legalización de los libros contables es una obligación la que deben atenerse los empresarios según los requisitos que marca la ley. Desde Gestionalia desglosamos a continuación qué clases de libros existe, cuáles son los sujetos obligados, la forma y presentación para su legalización, así como las sanciones a las que se puede ver expuesta un empresario en el caso de no cumplir con la norma.   

¿En qué consiste la legalización de los libros contables?

La legalización de los libros contables se trata de una obligación que establece tanto el Reglamento del Registro Mercantil en su artículo 329 y la Ley General Tributaria en el 29.

En este sentido, el citado artículo el 329 del Reglamento del Registro Mercantil indica que “los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios con arreglo a disposiciones legales vigentes se legalizarán en el Registro Mercantil de su domicilio. Asimismo, podrán ser legalizados por el Registro Mercantil los libros de detalle del Libro Diario y cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad”.

¿Qué tipo de libros contables hay?

Se pueden distinguir entre dos tipos de libros: los libros contables y los libros contables. Dentro de los libros contables se encuentra: el Libro Diario, aquel en el que se registran las distintas operaciones que desarrollar la empresa en su actividad diaria; el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, con el que se realiza la apertura del balance inicial y trimestral y se trasladan los balances de sumas y saldos. De forma anual, en este tipo de libro se registra el inventario de cierre y las cuentas anuales del ejercicio correspondiente.

En lo que se refiere a los libros societarios, existen de distinto tipo como el Libro de Actas, en el que se recogen los acuerdos que aprueba la Junta Ordinaria o Extraordinaria de las Sociedades o sus órganos colegiados; el Libro de Socios, en el caso de las sociedades de responsabilidad limitad (S.L.); los Libros de Acciones Nominativas, que corresponden a las sociedades anónimas (S.A.) o el Libro de Contratos entre la sociedad y el Socio, tratándose únicamente en los casos de sociedades unipersonales.

¿Qué excepciones existen en la legalización de libros contables?

Los libros se deben legalizar de forma anual, aunque existen determinadas excepciones como es el caso de los Libro de Actas, por ejemplo, los cuales se pueden remitir de forma trimestral o los Libros de Socios, que se podrán legalizar en el momento el que se modifique su contenido.

¿Qué sociedades están obligadas a la legalización de los libros contables?

Los sujetos que están obligados la legalización de los libros contables son los siguientes. Como pauta general, según establece el artículo 25 del Código de Comercio, todos los empresarios deberán presentar los libros contables. Por otro lado, el artículo 81 del Reglamento del Registro Mercantil hace referencia a los sujetos y actos que deben inscribirse obligatoriamente en el Registro Mercantil tales como las sociedades mercantiles, las sociedades de garantía recíproca, las cooperativas de crédito, las mutuas y cooperativas de seguros y las mutualidades de previsión social y las sociedades de inversión colectiva.

Por otro lado, la Ley de Ordenación del Comercio Minorista también señala los sujetos que deben inscribirse en el Registro Mercantil, así como también los empresarios individuales que, aun no estando obligados a inscribirse en el Registro Mercantil, cuando estén sujetos al IRPF en el régimen de estimación directa, que llevarán su contabilidad conforme a las normas del Código de Comercio.

¿Cuál es el plazo para la legalización de los libros contables en 2022?

El plazo para que las sujetos obligados legalicen los libros es de 4 meses a partir de la fecha del cierre del ejercicio social. Por lo tanto, en el caso de que el cierre del ejercicio se realice el 31 de diciembre de 2021, el plazo finalizará el 30 de abril de 2022. Asimismo, cabe señalar que el plazo para el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil tiene un plazo de hasta el 30 de julio de 2022 (transcurrido un mes desde su aprobación parte de la Junta General).

¿Qué ocurre si no se legalizan los libros contables? ¿Hay multa o sanción?

Desde el punto de vista mercantil, no está establecido ninguna sanción o multa directa por la no legalización de los libros contables. Sin embargo, la Ley General Tributaria que, si se producen incumplimientos en las obligaciones contables y registrales, tal y como señala su artículo 200.3, estas tendrán carácter de sanción grave y podrá acarrear una sanción pecuniaria de 150 euros.

Por otro lado, en el caso de que la compañía se encuentre en situación de concurso de acreedores, el incumplimiento en materia de contabilidad o si la compañía cometiese alguna irregularidad (doble contabilidad, por ejemplo), podrá dar lugar a la calificación culpable del concurso de acreedores.